Wie Sie systematisch Prozesse für Ihren gastronomischen Betrieb entwickeln und dokumentieren – von der Wareneingangskontrolle bis zum Gästeservice.
Die Erarbeitung gastronomischer Prozesse ist der erste und wichtigste Schritt auf dem Weg vom Einzelbetrieb zum skalierbaren Gastronomiekonzept. Ohne klar definierte, dokumentierte und trainierbare Prozesse bleibt jeder Standort abhängig von einzelnen Personen – und damit nicht reproduzierbar.
In der Systemgastronomie unterscheidet man zwischen Kernprozessen (direkt wertschöpfend), Unterstützungsprozessen (indirekt wertschöpfend) und Führungsprozessen (steuernd). Jeder dieser Bereiche muss systematisch erfasst, analysiert und optimiert werden, bevor eine Skalierung möglich ist.
Kernprozesse umfassen die gesamte Wertschöpfungskette: Einkauf und Warenwirtschaft, Lagerhaltung und Kommissionierung, Zubereitung und Produktion, Service und Ausgabe sowie Abrechnung und Kassenführung.
Unterstützungsprozesse bilden das Fundament: Personalmanagement und Schichtplanung, Reinigung und Hygiene, Instandhaltung und Wartung sowie Marketing und Gästekommunikation.
Führungsprozesse steuern das Gesamtsystem: Qualitätskontrolle und Audits, Kennzahlenanalyse und Reporting, strategische Planung und Budgetierung.
Die Parisi eG arbeitet mit einer bewährten Methodik, die sich in vier Phasen gliedert. In der ersten Phase, der Ist-Analyse, werden alle bestehenden Abläufe beobachtet, dokumentiert und mit den Beteiligten besprochen. Die zweite Phase widmet sich der Optimierung, bei der Schwachstellen identifiziert und Best Practices integriert werden. In der dritten Phase erfolgt die Standardisierung, also die Überführung der optimierten Prozesse in verbindliche Standards. Die vierte Phase umfasst die Implementierung durch Schulung, Begleitung und kontinuierliche Verbesserung.
Ein typischer Prozess, der in vielen Betrieben unterschätzt wird, ist die Wareneingangskontrolle. Ein standardisierter Prozess umfasst die Prüfung der Lieferscheine gegen die Bestellung, die Temperaturkontrolle bei kühlpflichtigen Waren, die visuelle Qualitätsprüfung, die Dokumentation von Abweichungen und die sofortige Einlagerung nach FIFO-Prinzip.
Dieser scheinbar einfache Prozess hat direkte Auswirkungen auf Food Cost, Lebensmittelsicherheit und Gästezufriedenheit. In unserer Beratungspraxis sehen wir regelmäßig, dass eine professionelle Wareneingangskontrolle den Wareneinsatz um zwei bis fünf Prozent senken kann.
Die systematische Erarbeitung gastronomischer Prozesse ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Sie bildet die Grundlage für jedes erfolgreiche Multi-Unit-Konzept und ist die Voraussetzung für nachhaltiges Wachstum in der Systemgastronomie.